Source2Innovate begeleid (semi) oveheidsorganisaties bij de uitvoering van Europese Aanbestedingen.
Source2innovate knipt Europese Aanbestedingen op in 2 fasen. De eerste fase is een intern traject dat er voor zorgt dat de klant alles georganiseerd heeft om het aanbestedingsproces soepel te doorlopen. De tweede fase is de daadwerkelijke aanbesteding, waarbij wij de klant begeleiden tot aan de contractering.
Stap 1 | Aanbesteding Ready
Interne voorbereidng – IST
Wanneer een organisatie een aantal jaren dienstverlening gaat inkopen, is het van essentieel belang dat zij de huidige situatie goed in beeld heeft. Dit wordt vaak aangeduid met de ‘IST’. Source2Innovate helpt met het in kaart brengen van het IT landschap, de onderliggende contracten en de kengetallen die nodig zijn voor de tender. Soms kan dit snel, soms is dit een aardig karwei.
Ook nemen we de klant mee door het woud aan juridische eisen rondom de Europese aanbesteding om samen de risico’s in kaart te brengen en de juiste keuzes te maken.
Future proof – SOLL
Omdat contracten meestal meerjarig zijn, is het belangrijk dat een organisatie een strategie of visie heeft voor de komende 5 jaar. Dit maakt het mogelijk om toekomstgerichte dienstverlening uit te vragen. Dit wordt vaak aangeduid met SOLL. Sommige organisatie hebben een heel helder beeld waar ze over 5 jaar willen zijn, andere zijn nog wat zoekend. Source2Innovate helpt door de expertise van dienstverleners te gebruiken om de bestaande visie te challengen of een nieuwe visie te bouwen. Deze marktconsultaties zijn het begin van dialogen met marktpartijen die de aanpak van Source2Innovate gedurende het gehele aanbestedingstraject kenmerkt.
Stap 2 | Europees Aanbesteden
Request for Proposal (RFP)
Source2Innovate ondersteunt haar klanten met best practice templates waarin de Europese Aanbesteding kan worden gegoten. Het RFP format, een uitgewerkt programma van eisen, een prijzenblad en contract templates zorgen ervoor dat er een rode draad loopt van de definitie en selectie tot aan de uiteindelijke contractbepalingen. De templates zijn opgesteld in lijn met Europese Aanbestedingsregels.
De Concurrentiegerichte Dialoog
Onze aanpak kenmerkt zich door het in een vroeg stadium betrekken van de markt. Omdat er steeds meer as a service wordt uitgevraagd, is het logisch om de marktpartijen te betrekken bij het definiëren van de gewenste dienstverlening.
De dialoog met de markt begint bij ons al vóór de daadwerkelijke tender, wanneer in marktconsultaties de IT visie en of specifieke IT vraagstukken aan de markt worden voorgelegd.
De Concurrentiegerichte Dialoog is één van de toegestane Europese Aanbestedings methodes die ontwikkeld is voor het uitvragen van complexe dienstverlening. De Concurrentiegerichte Dialoog kent één of meer dialoogsessies, waarin de uitvraag wordt aangescherpt met de beste ideeën die de inschrijvers voorstellen, zodat in de laatste ronde de best passende dienstverlening wordt uitgevraagd aan alle inschrijvers. Hierdoor voorkomt de aanbestedende dat ze ongewenste afwegingen moet maken over sub-optimale aanbiedingen.
Cultuur
Het hele traject van een Europese Aanbesteding duurt meestal enkele maanden, het contract dat gesloten wordt is voor enkele jaren. Het is belangrijk dat de cultuur van de dienstverlener past bij de cultuur van onze klant. Gedurende de tender besteden wij hier specifiek aandacht aan. Meestal organiseren we als onderdeel van de tender bedrijfsbezoeken waar de ontmoeting van de mensen achter de dienstverlening centraal staat.
Longlisting en Shortlisting
Source2Innovate heeft en brede kennis van de markt. Wij zijn in staat om geschikte kandidaten op te lijnen voor een longlist. Samen met de klant bespreken we hoe we in één of meerdere stappen tot een shortlist komen.